Besplatna Gmail adresa radi savršeno – dok je ne počnete koristiti za posao. Onda se pojave pitanja koja s tvrtka.obrt@gmail.com nemaju dobar odgovor: što kad zaposlenik ode, tko je vlasnik prepiske i zašto klijent ne odgovara na ponudu.
U ovom tekstu uspoređujemo besplatnu adresu i adresu na vlastitoj domeni, bez marketinškog naglašavanja – uz primjere kako se poslovne adrese obično slažu.
Usporedba
| Besplatni Gmail | Adresa na vlastitoj domeni | |
|---|---|---|
| Kako izgleda | obrt.zagreb123@gmail.com | ivan@vasafirma.hr |
| Tko je vlasnik | osoba koja je otvorila račun | tvrtka, kroz domenu |
| Odlazak zaposlenika | prepiska odlazi s njim | adresa se preusmjeri ili zatvori |
| Broj adresa | svaka je zaseban račun | koliko treba, na istoj domeni |
| Isporučivost | ovisi o Googleovoj reputaciji | gradite vlastitu, uz SPF i DKIM |
| Dojam kod klijenta | privremeno, improvizirano | uspostavljena tvrtka |
| Trošak | bez naknade | nekoliko eura mjesečno |
Što besplatna adresa stvarno košta
Prepiska nije vaša
Ovo je najskuplja stavka i uvijek se naplati u najgorem trenutku. Ako je voditelj prodaje otvorio prodaja.firma@gmail.com na svoje ime, cijela povijest komunikacije s klijentima je na njegovom osobnom računu. Kad ode, odlazi i ona. Pravno i praktično nemate način doći do nje.
Kod vlastite domene adresa je vezana uz tvrtku. Zaposlenik ode, adresa ostaje – preusmjerite je na nasljednika i ništa se ne gubi.
Ne možete pokazati da ste to vi
Na vlastitoj domeni postavljaju se zapisi koji primateljevom poslužitelju potvrđuju da je poruka stvarno poslana s vaše strane. Na besplatnoj adresi tu polugu nemate – dijelite reputaciju s milijunima drugih računa.
Praktična posljedica: ponuda poslana s besplatne adrese češće završi u neželjenoj pošti, osobito kod većih tvrtki koje imaju stroža pravila filtriranja. Više o tome u tekstu zašto e-mailovi završavaju u spamu.
Adresa radi protiv vas
Klijent koji bira između dvije ponude gleda i sitnice. ivan@vasafirma.hr i vasafirma.obrt1@gmail.com nose različitu poruku o tome koliko ozbiljno shvaćate posao – bez obzira na to što je u ponudi.
Rast postaje neuredan
S dva zaposlenika besplatne adrese se još daju voditi. S pet ljudi, zajedničkim sandučićem za upite i adresom za račune, to postaje skup nepovezanih računa bez ikakvog pregleda tko čemu ima pristup.
Kad je besplatna adresa u redu
Da budemo pošteni – ima situacija u kojima nema smisla komplicirati:
- Tek testirate ideju i još nemate ni domenu.
- Djelatnost je takva da klijenti dolaze isključivo preko oglasnika ili društvenih mreža.
- Riječ je o privremenom projektu s poznatim rokom trajanja.
Čim imate web stranicu i ispisane račune, domena već postoji – a time i adresa. Tada besplatna adresa više ništa ne štedi.
Kako složiti adrese
Kad prelazite na vlastitu domenu, vrijedi se odmah dogovoriti oko sustava. Najčešći i najuredniji je ime@tvrtka.hr, a za veće timove ime.prezime@tvrtka.hr.
Uz osobne adrese obično trebate i nekoliko funkcijskih:
- info@ – opći upiti, stoji na web stranici
- prodaja@ – upiti i ponude
- racuni@ ili racunovodstvo@ – ulazni računi, korisno za automatsku obradu
- podrska@ – ako imate proizvod ili uslugu koja traži podršku
Dvije stvari koje se često pogriješe: nemojte raditi zajednički račun na koji se prijavljuje više ljudi istom lozinkom – postavite preusmjeravanje na osobne adrese. I izbjegavajte kratice koje samo vi razumijete; ik@ nikome ništa ne znači.
Što s postojećom poštom
Najčešća zapreka prelasku je strah od gubitka starih poruka. Nepotreban – poruke se prenose s jednog poslužitelja na drugi, uz zadržanu strukturu mapa i datume. Selidba se radi tako da stara adresa neko vrijeme i dalje prima poštu, pa nema prekida ni izgubljenih poruka.
Kako mi to radimo
Poslovni e-mail postavljamo na vašoj domeni, s anti-spam zaštitom, sinkronizacijom na svim uređajima i 99,9% dostupnosti. Broj sandučića nije ograničen paketom – konfiguriramo ih onoliko koliko vam treba.
Selidbu s postojećeg sustava radimo bez naplate i bez prekida u radu. Javite nam se i proći ćemo kroz to što imate danas.